mardi 5 février 2013

Un petit tour en provenance du Colloque "Quand l'archivage devient électronique"

Un petit tour en provenance du Colloque "Quand l'archivage devient électronique"

Parmi les nombreux thèmes évoqués ce jour, j'en retiendrais quelques un, sans vouloir oublier les autres... Après tout, c'est aussi le travail de mémoire que de faire un filtrage... ?

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Nouvelle loi pour les archives numériques ?

Une des réflexions qui m'a inspiré, c'est que plutôt qu'une nouvelle loi sur le code du patrimoine, c'est à dire une approche historique de la question des archives, il a été suggéré qu'une nouvelle loi apparaisse mais plus sur les droits et les devoirs d'accès à ces archives. Que cette nouvelle loi se concentre plus sur les aspects "à quoi servent les archives" que plutôt "il faut les archiver". En effet, tout traitement, toute activité humaine doit avoir un objectif utilitaire pour le plus grand nombre pour que celle-ci perdure. Les archives n'ont pas selon moi également un seul intérêt historique ou de patrimoine, mais également le devoir de servir les citoyens et la nation dont ils sont l'émanation.

Ainsi, tourner les archives vers leur usage et non vers leur valeur intrinsèquement historique revêt plus d'intérêt selon moi. Comme le disait un des intervenants, si l'on avait appliqué les règles de l'archivage au XVII, il est vraisemblable que nous n'aurions conservé que les factures de Colbert plutôt que ses écrits (ou de toute autre personne publique).

Distinction entre localisation géographique et responsabilité ?

Une autre réflexion concernait le fait que des entités suisses (cantonales) n'avaient pas les moyens techniques d'effectuer l'archivage électronique, mais, avec un partenariat intelligent avec les archives fédérales, celles-ci faisaient héberger leurs archives au niveau fédéral, sans pour autant perdre la responsabilité archivistique de celles-ci. Peut être là aussi un modèle qu'il serait bon de transposer en France ? Qui peut croire que nous aurons des unités d'archivage électronique dignes de ce nom dans chacun des départements en ces périodes de contraintes budgétaires (1 plateforme = 3 sites géographiques distincts pour des raisons de sécurité) ?

Référencements multiples d'une archive, quel plan de classement ?

Une autre qui est revenue plusieurs fois tournait autour des référencements des pièces d'archives au sein de "dossiers" virtuels, plus vu comme des métadonnées additionnelles, que comme un réel plan de classement. Certains même poussaient jusqu'à autoriser des plans de classement multiples, voire un par utilisateur... Et pourquoi pas ? Si cela a du sens ? Après tout, la vision de l'archiviste peut aussi apprendre de la vision des utilisateurs pour proposer de nouveaux plans de classement, multiples et concurrents de mêmes documents. Par exemple, un document de l'économie numérique peut tout aussi bien dans certains cas être associé au ministère de l'économie et des finances, dans un autre au ministère de la recherche, ou encore du ministère de la culture et de la communication.
1 Même pièce = plusieurs classements virtuels ?

Contenu ou contenant ?

Et enfin, un élément qui revient souvent, le futur des archives numériques est-il ne contenu et non le contenant ? Un format de document, dont l'objet est la présentation à un utilisateur humain par exemple, ou son ingestion dans un système informatique daté, n'a pas énormément d'importance. Ce qui a de l'importance, c'est son contenu, qui peut être ré-exploité (au delà des aspects artistiques ou historiques justement). Il est fréquent par exemple que les systèmes d'information stockent des données sans représentation, et, à la demande, produisent des fichiers dans un format humaine lisible (HTML ou PDF).

Le coût de l'archivage ? Ou le coût du numérique tout simplement ?

Beaucoup d'autres éléments ont été aperçus, notamment le fait que ce n'est pas l'archivage qui coûte cher, mais l'informatisation de notre société. L'archivage (ou la gestion du contenu dans le temps) n'est qu'un des aspects induits par cette explosion numérique. L'archivage, via la mise en œuvre de système de GEIDE (à ne pas confondre : GEIDE n'est pas l'archivage, le premier gérant un workflow, le second gérant la pérennisation), permet d'offrir de nouvelles possibilités de processus de travail, des économies d'échelle, mais aussi la protection contre la perte de la mémoire, au sens métier, au sens où une entreprise, un service peut se retrouver en très grande difficulté si il ne prête pas attention à la mémoire de l'entreprise. Ce qui est vrai dans le privé l'est encore plus dans le public ! Imaginez que l'état perde votre état civil !!! L'attribution de votre permis de conduire !!!

Standard ouvert ou standard publié ?

Après bien sûr, des éléments n'ont pas toujours été en accord avec ma vision (très personnelle) autour de l'archivage. Ainsi utiliser le format OOXML dans les archives parce que celui-ci est décrit dans un standard public, me pose problème. Car ce choix est réalisé sans tenir compte que standard permet des extensions propriétaires, extensions largement mises en œuvre au sein de la suite Microsoft, rendant sa pérennisation plus que problématique. Encore une fois, le format Word 1.0 de 1990 est illisible aujourd'hui, alors le format OOXML dans 10 ans ?
Je ne dirais pas la même chose du format ODT, lui aussi publié mais ouvert et sans extension propriétaire !



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