mercredi 6 février 2013

Un petit tour en provenance du Colloque "Quand l'archivage devient électronique" J2

Un petit tour en provenance du Colloque "Quand l'archivage devient électronique" J2

Comme hier, je ne traite pas de  tous les points mais de quelques uns qui m'ont particulièrement intéressés pour cette seconde journée du colloque. Ces commentaires sont ma lecture personnelle, en tant qu'informaticien, et donc peuvent être décalés par rapport à la compréhension de mes homologues archivistes... L'Espéranto archivistique commence peut être par là ?



La territorialité remise en cause pour répondre aux besoins de mutation métier

La Poste, dans le cadre de ses réorganisations, afin d'offrir la capacité de traiter n'importe quel dossier de n'importe où, a mis en place le principe de non localité des données dans ses SAE. Ainsi, les données, bien qu'ayant des connotations géolocalisées, sont disponibles par les services quelque soit leur position géographique. Ceci répond aussi aux évolutions métiers.

Au delà de cet exemple, il est apparu que les classements pourraient porter plus sur les fonctions que sur les producteurs, puisque la fonction prime alors sur la notion de production de la donnée.
Attention néanmoins, deux autres notions géographiques interviennent avec les archives numériques :
  • l'externalisation des archives auprès d'un tiers archiveur
  • l'externalisation hors de France du stockage de ces archives
Dans les deux cas, il appartient à l'archiviste de conseiller activement, et même pro-activement, ses clients sur ces sujets, notamment au travers de la rédaction des cahiers des charges, ceci afin de bien tenir compte des risques inhérents à ces deux approches (souvent complémentaires).

La fin des 3 âges

Plusieurs présentations ont abordé ce sujet. Un consensus est visible sur le fait que l'archiviste doit s'occuper de la donnée bien plus tôt qu'auparavant avec le papier. Il s'en occupe pour certains dès la validation du document (prise en compte par le SAE au sens du versement automatisé). Il s'en occupe pour d'autres avant même que cette donnée ne soit créée, c'est à dire lors d'un contrat de service passé entre le service producteur et le service des archives, ceci afin de faciliter le versement ultérieur. Ces deux approches ne sont bien évidemment pas contradictoire, puisque ce contrat de service assure alors la capacité de verser la donnée dès sa validation.

Il a même été indiqué que le bordereau de versement, dans le cas d'une automatisation contractualisé, n'était alors pas nécessaire. Si la destruction a appelé quelques réactions, il me semble pour ma part qu'elle relève exactement du même principe. Si la destruction est elle-aussi contractualisée, il n'y a aucune raison d'avoir un bordereau d'élimination (à l'exception éventuelle d'une information de principe en retour vers le métier).

La normalisation au service des usagers... et des archivistes

L'exemple de normalisation des documents produits automatiquement par le système d'information démontré par la Poste permet de voir ce que peut être l'intégration jusqu'au bout de la logique d'un bon management de l'information mené ou appuyé par l'archiviste auprès des directions métiers.
C'est un discours qui est souvent revenu : l'archiviste se transformant en management de l'information (ou management des documents d'activités, même si le terme mettra du temps à être compris par les non initiés ;-)
 Cette position permet de recentrer l'activité de l'archiviste au service des métiers qu'il soutient, y compris en conseillant parfois le métier sur la non mise en place de solution d'archivage pour certaines données quand cela n'est pas nécessaire. Ne pas archiver pour rien, en quelque sorte !

Cela passe aussi par la prise en compte (surtout pour le courant et l'intermédiaire) des référentiels métiers externes dans les systèmes d'information archivistique pour assurer la cohérence des archives, le contrôle de celles-ci et l'automatisation de métadonnées et donc des versements.

Les archivistes au service de ses clients

En complément de cette expertise, l'archiviste doit aussi apprendre à tourner ses pratiques et ses connaissances vers l'intérêt de ses clients, être à leur service, car archiver uniquement pour des raisons légales (c'est à dire sur un mode "c'est la loi, c'est obligatoire") n'est pas porteur sur la durée et ne permet pas de tirer le meilleur parti de cette expertise et des archives. Archiver pour rendre un service, voilà la nouvelle orientation, qui elle peut être entendue. Elle peut être entendue à court terme (courant et intermédiaire) mais aussi du coup sur le plus long terme (définitif), en ouvrant les besoins de ce service à d'autres populations que les seuls producteurs/propriétaires.


Un SAE est en perpétuel mouvement

La prise en compte qu'un SAE doit être en perpétuel mouvement, c'est à dire sa capacité à évoluer en permanence, à remettre en cause ses acquis, afin d'éviter son obsolescence, est un enseignement précieux pour les informaticiens. En effet, souvent ceux-ci ont tendance à considérer que leur solution est pérenne par nature (puisqu'elle fonctionne et est stable). Mais c'est là que l'enseignement des archivistes sur leur propre expérience est salvatrice : l'informaticien doit accepter de se remettre en cause, que ce soit sur les formats, le stockage, les systèmes et outils utilises...

Les normes ? Oui, mais avec un esprit critique et pragmatique

Comme dans tout domaine, les normes sont faites pour être des guides, des modèles qu'il faut savoir aussi dépasser, car d'une part elles sont souvent obsolètes, mais aussi car elles ne prévoient pas tous les cas de figure (il s'agit souvent d'un monde idéal). Si il ne s'agit pas de les rejeter en bloc, il s'agit de les lire attentivement, d'en comprendre l'esprit pour savoir les traduire dans le moment présent, en pensant à l'avenir.
Bien sûr, les jeunes auront tendance à ne pas vouloir suivre les règles des anciens (querelles éternelles des classiques contre les modernes comme en peinture), mais les anciens ne doivent pas non plus s’arque-bouter et considérer qu'en dehors de la norme, point de salut. Les anciens doivent initier les jeunes sur le pourquoi de ces normes, dans quels esprits elles sont nées et dans quelles conditions, ceci afin que les jeunes se les approprient et, oui, adaptent et renouvellent ces normes.

Si tel n'était pas le cas, nous continuerions d'écrire sur des tablettes d'argile ! Alors un peu d'ouverture et de compréhension, les normes d'aujourd'hui sont les réflexions d'hier qu'il ne faut pas renier mais apprivoiser pour les faire siennes, à sa façon...

Et la conclusion alors ?

Je vous en mets plusieurs pour le prix d'une ! C'est la fin des soldes, alors dépêchez vous !
  • L'archiviste doit s'intégrer dans un processus politique, de cadrage et de méthode, le tout dans un objectif de stratégie partagée. (H. Lhoumeau)
  • Il doit devenir une MOA ou assistance MOA, dans une coopération étendue au delà des contours passés, et surtout se poser la question : pour quels objectifs ? (E. Vasseur)
  • Il doit remonter le courant ! En partant du définitif, il doit remonter à l'intermédiaire pour atteindre le courant, là où le besoin métier est le plus fort et le ROI le plus rapide et le plus évident. Seulement sur cette base, il sera alors légitime pour "durer". Mais il devra faire attention à adopter, ou faire adopter, un vocabulaire commun, l'"espéranto de l'archivage". Il devra aussi se poser la question de la réelle différence entre intermédiaire et définitif... (A-C. Thomas-Lacoste)
  • Il doit intégrer de nouvelles dimensions et peut être changer de nom ? Gestionnaire de l'information ? Il devra prêter attention dans ses conseils à la duplication des données (y compris avant l'archivage) et proposer des solutions concrètes, réalistes et fonctionnelles pour l'archivage des emails. (J-S. Lair)
  • La magnifique conclusion en 5 mots : Anticiper, Décider, Convaincre, Accéder, Partager (T. Van De Walle, M. Laperdrix), avec une dédicace spéciale : "donner et recevoir" et vice-versa
  • Et la déclaration passionnée : ensemble, réfléchissons, proposons, collaborons et expérimentons pour un objectif partagé et ambitieux (A Magnien)

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